miércoles, 26 de noviembre de 2014


Solo por hoy,   oh Dios mío concédeme el donde de la valentía para q pueda andar libre y tranquila por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más ánimo. 
Concédeme el don de la sonrisa para que pueda son reír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar  a mi semejantes a verlo también.
Concede el don de la armonía, para que pueda vivir en la amistad  y buena correspondencia con los demás y pueda tratarlos como quisieran que me trataran a mí.
Concédeme el don de la lealtad para que pueda vivir conforme a la  fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.
Concede el don de la paciencia, para que pueda tolerar las faltas de los demás  y para ellos en cambio toleren las mis.
 Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amaras a tu prójimo como ti mismo”
Solo por hoy, oh Dios mío concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concebidos en los días por venir y siempre.

Así sea








clasificacion de las tareas secretariales

CLASIFICACIÓN DE LAS TAREAS SECRETARIALES

Las tareas que realiza la secretaria se clasifican de la siguiente manera.

Ø  Cotidianas: apertura y clasificación de la correspondencia, utilización de la red telefónica permanente solo, para tareas propias de la empresa.

Ø  Periódicas: usted periódicamente organiza reuniones de su o sus jefes de departamentos y la comunicación entre todo el personal de la empresa.

Ø  Ocasionales: la secretaria o secretario de una empresa se verá en ocasiones, inmersa a preparar viajes, celebraciones, con protocolo y etiqueta desayunos, almuerzos o cena de trabajo reservación de hoteles o de espacios para eventos empresariales.



 LOS 7 PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA

LA secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo, en instituciones públicas y privadas.
Cada día la secretaria influye su actitud inclusive con su presencia y su presentación personal para proyectar la empresa.
Si bien es cierto que hay excelentes secretarias, también es reconocer que también existen otras que  no pueden considerase como buenos elementos.
¿En cuál estás tú?
A continuación veremos las 7 debilidades más frecuentes de algunas secretarias. En su proceso de formación académica, muestra que tipo de secretaria (o) puede llegar hacer.

1.  APARIENCIA DESCUIDADA. se debe llegar  a la oficina lista para trabajar con excelente apariencia física de pulcritud aseo e higiene, los espejos, pintura y demás utensilios similares causan pésima impresión ante el otro.
 
2.  ABUSO DE LOS TELÉFONOS. Una gran parte de los negocios o asuntos oficiales se lleva a cabo por el teléfono. Cuando se bloquea este medio de comunicación de la empresa o institución de la cual se elabora con llamadas personales con una agilidad deshonesta para que el jefe no se dé cuenta. El abuso de este artefacto permite identificar los principios de esta,  y su conciencia de su ética profesional.

3.  INDISCRECIÓN. Comentar con otras personas  los asuntos y problemas del lugar de trabajo constituye una falta grave en su ética profesional.

4.  LA DESCORTESÍA. Se descortés representa educación, respeto por nosotros mismos y los demás. Toda imagen positiva y negativa que se lleve un visitante de la empresa depende de un 90% del trato o actitud que tenga la secretaria.

5.  MURMURACIÓN. No participan en la conformación de grupos que se reúnen a escondidas en los pasillos para intercambiar chismes o rumores del que no está presente.

6.  POSDATA. Toda empresa te necesita como un ser discreto delicado y pulcra para desarrollar todas las actividades del trabajo.

7.    ACTIVIDADES AJENAS AL TRABAJO.


                 





-        Rifas.
-        Colectas
-        Ventas en todos  sentidos.
-        Risas escandalosas.
-        Consumir alimentos en horario laboral.


caracteristicas de una secretaria

CARACTERÍSTICAS ESENCIALES DE UNA SECRETARIA



Desempeñar el rol de una secretaria, significa frecuentemente ser la cara de la institución y de los de afuera, a través del teléfono correo electrónico y correspondencia. La profesión de una secretaria es mucho más que un simple trampolín para escalar una profesión en una organización y mucho más que un pasa tiempo. El cargo de secretaria de una empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.
¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien su rol.
1.    Puntualidad: es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo si no también en la hora de entregar un trabajo, en los cumplimientos de los horarios y o calendarios asignado a toda tarea.

2.    Paciencia: esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enojarse jamás á dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios para los demás.


3.    Organización: una secretaria debe ser organizada sin excusa. Las personas que se relacionan contigo en la empresa deben tener confianza en ti y estar tranquilos de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma, no hay excusas en las empresas para no alcanzar los objetivos.

lunes, 24 de noviembre de 2014

COMO VESTIR UNA SECRETARIA
La apariencia personal de una secretaria es tan importante como los conocimientos que ésta debe poseer. Si usted posee un sin fin de conocimientos y no lo aparenta o los demuestra, no valen de nada. Cuando hablamos del cuidado personal de una secretaria no significa que ésta deba andar al último “way” de la moda, si no, que toda secretaria debe tener armonía y cuidado en su vestuario, maquillaje, peinado, calzado y accesorios.
El oficio de secretaria conlleva a que ésta esté en contacto con todo tipo de personas, tiene que salir de la oficina a realizar algunas diligencias, y debe representar a su jefe en diversas situaciones, por ello y porque representa a la empresa donde trabaja debe la secretaria tener sumo cuidado en su apariencia.
Cuando hablamos de apariencia personal no nos referimos al físico, sino también aspectos como los modales, cortesía, posturas, entre otros.
Empezaremos analizando la apariencia personal que debe tener la secretaria por esta parte:
Los Modales:
Los modales son las acciones externas que caracterizan a cada persona y están conformadas por las actitudes corporales que determinan el comportamiento humano y que son aplicables a la apariencia personal a través de la forma de conducirse, de hablar y de vestir. En cualquier nivel de trabajo que la secretaria se encuentre debe educar sus maneras, cuidar su tono de voz y aprender a pedir las cosas.
Los buenos modales no solo describen la forma de ser de la secretaria, sino también describen la imagen que la empresa proyecta hacia fuera.
La Postura del Cuerpo:
Toda secretaria debe cuidar su postura corporal, debe caminar con el rostro erguido, pasos firmes y seguros y el vientre un tanto encogido. Aunque parezca gracioso, la secretaria debe caminar como si estuviese en una pasarela.
También debe cuidar su forma de sentarse y de ponerse en pie, su forma de hablar, debe utilizar tonos correctos para la oficina. La secretaria no debe ni puede utilizar tonos chillones ni palabras obscenas.
Es muy importante, también, cuidar los gestos, debe evitar aquellos ademanes que denotan nerviosismo o mala educación como retorcerse los dedos, darle vueltas al anillo, morderse las uñas, entrarse los dedos en la nariz, limpiarse los oídos con los dedos, etc.
El Vestuario:
La forma de vestir de la secretaria transmite un mensaje a sus compañeros, si lleva un traje clásico y formal, la tratarán con formalidad; si viste con faldas cortas y blusas descotadas, la tratarán con frivolidad; y si lleva un vestido discreto, la tratarán con respeto.
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina: Ropas de brillo, Sandalias demasiados altos, Faldas cortas y muy ajustadas, Ropas transparentes, Escotes, Zapatos dorados o plateados, Maquillaje recargado, Accesorios grandes y muy llamativos.
Al vestir la secretaria debe tener en cuenta factores como:
* Código de vestimenta corporativa. Debe vestir de acuerdo a las políticas de la empresa.
* Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda. No debe utilizar piezas extravagantes ni festivas, ya que caería en lo vulgar. Su vestido a de ser formal. Casi siempre con tela fina, evitando jeans y ropas muy estampadas.
* Telas lavables, suaves y sin arrugas. La ropa debe estar planchada ser una tela flexible y duradera.
* Combinación de zapatos y carteras. La combinación es la clave para el buen vestir. La secretaria debe saber combinar su ropa con los zapatos y la cartera para así destacar aún más su personalidad.
* Colores básicos. Debe llevar colores básicos, nada de tonos chillones ni atrevidos. Los zapatos por ejemplo, siempre deben ser colores oscuros, nada de brillos ni medias de colores.
* Coordinación de accesorios. Los accesorios deben ser sencillos y delicados, tampoco pueden tener exceso de brillo ni ser muy grandes, las secretarias no deben llevar mas de una pulsera y un reloj, juego de aretes y collar muy sencillo.
Maquillaje y Peinado:
El maquillaje bien aplicado hace milagros. Toda secretaria debe maquillarse con naturalidad y discreción, no es necesario parecer una máscara, sino aplicarse los productos que nos favorezcan y nos resalten nuestros atributos.
El peinado de la secretaria debe ser también sencillo, nada de pajones ni pelo envuelto locamente. Debe lucir un pelo bien tratado. La secretaria puede llevar un pelo suelto, una cola de caballo, o un recogido y si no tiene el cabello limpio puede hacerse un recogido delicado sin mostrar las puntas.
Estos son solo algunos consejitos sobre la apariencia personal que debe tener toda secretaria. Espero que les guste para que así sigamos siendo “Secretarias A Color”.
Funciones de la secretaria
1. Dirigir la ejecución de las políticas, planes, programas, procesos, actividades y demás acciones relacionadas con los asuntos administrativos, financieros, presupuestales, contables, de contratación pública y de servicios administrativos.
2. Dirigir, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas con la planeación, organización, desarrollo, procesos y control del talento humano, así como de los asuntos administrativos relacionados.
3. Dirigir, coordinar, controlar el uso, administración, mantenimiento y custodia de los recursos físicos de la entidad.
4. Dirigir y coordinar las actividades propias de los procesos de contratación, en la entidad.
5. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar el sistema de gestión documental y de archivo y correspondencia de la entidad.
6. Coordinar con las áreas competentes la elaboración y consolidación del anteproyecto de presupuesto y adelantar las acciones requeridas para su incorporación en el Presupuesto General de la Nación.
7. Administrar, coordinar y gestionar los bienes, servicios, y elementos de oficina y demás servicios administrativos necesarios para el funcionamiento normal del organismo, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
8. Coordinar el grupo encargado de las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contra los servidores de la Agencia y resolverlas en primera instancia.
9. Tramitar las solicitudes de información, sugerencias y derechos de petición ante las dependencias del organismo.
10. Coordinar la realización de estudios sobre planta de personal y actualización de los manuales de funciones y de competencias laborales.
11. Coordinar las actividades relacionadas con la atención y servicio al ciudadano.
12. Coordinar la ejecución de sus funciones con las asignadas a las Direcciones Operativas a través de la Dirección General.
13. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del sistema integrado de gestión institucional de la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca –AUNAP.
14. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.